Le complément Word d’insertion automatique d’images de Spécidev répond à une difficulté bien connue de ceux qui rédigent des comptes rendus ou des procès-verbaux : insérer un grand nombre de photos sans y passer des heures. Cette opération prend en effet beaucoup de temps, surtout s’il faut redimensionner chaque image pour en afficher plusieurs par page et éviter d’obtenir un document gigantesque ne contenant qu’une ou deux photos par page. Notre complément pour Microsoft Word vous permet d’insérer automatiquement vos images, en colonnes, en quelques clics, comme le montre la vidéo de démonstration présentée plus bas. Il s’intègre directement à Word : vous travaillez dans votre logiciel habituel, sur vos propres modèles de documents.
Gagner du temps avec notre complément d’insertion d’images pour Word
Ce module fait partie des compléments Microsoft Office que nous concevons pour simplifier les tâches répétitives. Le problème de l’insertion d’images dans Microsoft Word, c’est qu’il faut les redimensionner et les positionner une par une dans la page. Pour quelques photos, cela ne pose pas vraiment de souci ; mais lorsqu’il faut en insérer des dizaines, voire des centaines, pour rédiger un procès-verbal, l’exercice devient vite pénible, répétitif et source d’erreurs de mise en page. Chaque photo doit être sélectionnée, réduite à la bonne taille, alignée avec ses voisines, puis vérifiée pour qu’elle ne déborde pas sur la page suivante. Multipliée par le nombre de clichés d’une visite, cette routine finit par occuper une part importante du temps de rédaction, au détriment de l’analyse.
Un outil né d’un besoin client
C’est pourquoi, à la demande de l’un de nos clients, nous avons développé un module complémentaire à Microsoft Word qui permet d’insérer et redimensionner automatiquement un grand nombre d’images à la volée. Les images se positionnent en colonnes et le gain de temps est très conséquent. Son utilisation se résume à quelques clics depuis le menu des compléments de Word, comme le détaille le mode d’emploi ci-dessous : aucune compétence technique n’est nécessaire pour s’en servir au quotidien. Le principe est simple : plutôt que de traiter chaque image séparément, le complément applique la même règle de taille et de disposition à toute la sélection, ce qui garantit une présentation régulière d’un bout à l’autre du document.
Des documents plus compacts et plus lisibles
En plaçant plusieurs photos par page, le complément évite les documents interminables où chaque image occupe une page entière. Le procès-verbal ou le compte rendu gagne en lisibilité : le lecteur parcourt les constats d’un coup d’œil et retrouve facilement une photo précise. Le nombre de pages diminue, l’impression est plus raisonnable et le document reste agréable à consulter à l’écran, que ce soit par vos clients, vos partenaires ou vos équipes. Une présentation régulière, avec des photos de taille identique alignées en colonnes, donne aussi une image plus professionnelle de votre travail.
Pour quels métiers ?
Ce complément s’adresse à tous ceux qui illustrent leurs documents Word avec de nombreuses photos : rédacteurs de procès-verbaux, experts, diagnostiqueurs, conducteurs de travaux, services de maintenance ou gestionnaires de biens réalisant des états des lieux. Ce produit, que nous avons déjà créé, vous pouvez vous aussi en profiter. Et si votre besoin est un peu différent, nous pouvons étudier son adaptation à vos modèles de documents. Dans le bâtiment, l’immobilier, l’assurance ou l’industrie, les rapports illustrés sont nombreux et la photo y sert souvent de preuve : il est donc précieux de pouvoir en intégrer beaucoup sans sacrifier la lisibilité.
Vidéo de démonstration
La vidéo ci-dessous montre le complément en situation réelle : sélection des photos, insertion dans le document et redimensionnement automatique en colonnes. Elle illustre bien ce qu’un développement Windows ciblé peut apporter au quotidien : une tâche fastidieuse ramenée à quelques clics, sans changer d’outil ni de méthode de travail. Vous y verrez aussi que le résultat reste un document Word classique, que vous pouvez ensuite compléter, commenter et mettre en forme comme d’habitude. Prenez quelques instants pour la regarder : elle vous permettra de juger concrètement si l’outil correspond à votre manière de rédiger vos rapports.
Mode d’emploi du complément Word d’insertion d’images
Comment utiliser notre complément d’insertion et de dimensionnement d’images pour Word ? Une fois le complément Spécidev installé sur les versions de bureau de Word sous Windows, la procédure tient en quatre étapes simples, que vous pouvez répéter autant de fois que nécessaire dans un même document, quel que soit le nombre d’images sélectionnées :
- Positionnez le curseur à l’endroit où les images doivent être insérées.
- Ouvrez le menu « Compléments » et sélectionnez le complément Spécidev.
- Sélectionnez les images à insérer dans le document, puis validez.
- Les images se chargent dans la page et se dimensionnent automatiquement, en colonnes.
Préparer ses photos avant l’insertion
Pour gagner encore du temps, regroupez au préalable les photos d’un même constat dans un dossier dédié : la sélection multiple dans la fenêtre d’ouverture devient alors immédiate, grâce aux touches Ctrl ou Maj de Windows. Un tri préalable des clichés, qui écarte les doublons et les photos floues, allège également le document final et facilite sa relecture. Pensez également à vérifier l’orientation des photos prises au smartphone avant de les sélectionner, afin que la grille obtenue soit homogène.
Compléter le document après l’insertion
Après l’insertion, le document reste un fichier Word ordinaire : vous pouvez ajouter vos observations, insérer des titres de section ou reprendre la mise en page avec les outils habituels de Word. Le complément se charge de la partie la plus fastidieuse, le placement et le dimensionnement, et vous laisse vous concentrer sur le contenu du rapport. Vous pouvez par exemple légender chaque photo, ajouter une numérotation ou insérer un tableau de synthèse avant la série d’images, comme dans n’importe quel document Word.
Installation et accompagnement
Nous installons le complément sur vos postes ou vous accompagnons dans son déploiement, puis nous pouvons former vos utilisateurs lors d’une démonstration. En cas de question ou d’évolution souhaitée, vous échangez directement avec l’équipe qui l’a développé, à Achicourt, près d’Arras. Cet accompagnement de proximité permet de régler rapidement les questions de prise en main et de faire évoluer l’outil au rythme de vos besoins.
Demander un devis pour le complément Word
Ce complément Word vous intéresse ? Contactez-nous afin de convenir ensemble de la meilleure solution pour votre organisation : utilisation du complément tel quel, adaptation à vos modèles de documents ou développement d’un outil sur mesure pour un autre besoin bureautique. Nous répondons à toute demande sous 24 heures et vous adressons un devis détaillé, conforme à votre projet. Décrivez simplement votre usage dans le formulaire ci-dessous, en précisant par exemple le type de documents que vous produisez, le nombre de photos habituellement insérées et le nombre de postes concernés : ces informations nous aident à vous répondre avec précision. Si votre besoin dépasse l’insertion d’images, nous étudions volontiers tout autre automatisme dans Word, Excel ou Outlook.